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Processing of (personal) data by the entity in charge of the online application process

Hiermit informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Menlo Systems GmbH und die Ihnen nach dem Datenschutz zustehenden Rechte.
1. Nutzung Ihrer E-Mail-Adresse 
Wenn Sie Ihre Bewerbung per Email an unser Unternehmen versenden, weisen wir Sie ausdrücklich darauf hin, dass dies zurzeit im Rahmen eines ungesicherten E-Mail-Verkehrs erfolgt. Allerdings kann bei  der  unverschlüsselten  E-Mail-Versendung  eine  Kenntnisnahme  und  Veränderung  von  Daten durch  unberechtigte  Dritte  nicht  mit  letzter  Sicherheit  ausgeschlossen  werden.  In  Kenntnis  dieser Umstände   erklären   Sie   sich   durch   Eingabe   Ihrer   E-Mail-Adresse   mit   der   unverschlüsselten elektronischen   Kommunikation   und   der   Zusendung   nicht   verschlüsselter   E-Mails   durch   Menlo Systems GmbH auf Gegenseitigkeit einverstanden.  
2.   Datenerhebung, Datenweitergabe und Nutzung 
Die     Menlo     Systems     GmbH     erhebt     Ihre     Bewerberdaten     und     ist     im     Sinne     des Bundesdatenschutzgesetzes-neu    die    verantwortliche    Stelle.    Die   Daten    von    Ihnen    werden ausschließlich zur Durchführung des Bewerberverfahrens erhoben. Eine Übermittlung an Dritte findet nicht statt. Ihre personenbezogenen Daten werden durch die Menlo Systems GmbH verarbeitet und dem Zweck entsprechend für das Bewerberverfahren genutzt. Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Personen  und  Stellen  (z.  Bsp.  Abteilung,  Fachbereich)  Ihre  personenbezogenen  Daten,  die  in  die Entscheidung  über  Ihre  Einstellung  eingebunden  sind.  Alle  personenbezogenen  Angaben  werden gemäß    dem    Bundesdatenschutzgesetz-neu    mit    höchster Vertraulichkeit    behandelt.    Eine Datenweitergabe an Dritte außerhalb der Menlo Systems GmbH erfolgt nicht. Die Daten werden nicht zu Werbezwecken genutzt.  
3.   Nutzung der Bewerbung für weitere Stellenausschreibungen 
Wenn   Sie   zugestimmt   haben,   dass   wir   Ihre   Bewerbung auch   in  Zukunft  für   weitere   Stellen berücksichtigen dürfen und eine Ablehnung der Zusammenarbeit auf die von Ihnen beworbene Stelle durch  uns  erfolgt  ist,  können  wir  Ihre  Bewerberdaten  zunächst  weiter  als  aktive/n  Bewerber/in behalten. Ihre Bewerbung bzw. Ihre Bewerberdaten kann/können dann automatisch von uns bei einer folgenden anderen Stellenausschreibung mitberücksichtigt werden.
4.   Löschfristen
Im  Falle  einer  Einstellung  übernehmen  wir  Ihre  Bewerbungsunterlagen  in  Ihre  Personalakte.  Nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses werden diejenigen personenbezogenen Daten  weiterhin  gespeichert,  zu  deren  Aufbewahrung  wir  gesetzlich  verpflichtet  sind.  Die  Speicherfristen betragen danach bis zu zehn Jahre. Außerdem kann es vorkommen, dass personenbezogene Daten für  die  Zeit  aufbewahrt  werden,  in  der  Ansprüche  gegen  uns  geltend  gemacht  werden  können (gesetzliche Verjährungsfrist von drei oder bis zu dreißig Jahren). Menlo Systems GmbH ⋅ Am Klopferspitz 19a ⋅ 82152 Planegg-Martinsried
Am Klopferspitz 19a82152 Planegg-Martinsried GermanyIm Falle einer Absage werden Ihre Bewerbungsunterlagen spätestens sechs Monate nach Abschluss des   Bewerbungsverfahrens   gelöscht,   sofern   Sie   uns   nicht   eine   Einwilligung   zur   längeren Aufbewahrung (Bewerberpool) erteilt haben.
5.   Aufklärung nach DSGVO Art 13 
  1. Der Name des Verantwortlichen im Sinne der EU-DSGVO (Europäische Datenschutzgrundverordnung)  ist  die  Menlo  Systems  GmbH.  Die  Geschäftsführer  sind  Dr. Michael  Mei  und  Dr.  Ronald  Holzwarth.  Sie  entscheiden  über  die  Mittel  und  Zwecke  der Datenverarbeitung und sind dem Gesetz bzw. der Verordnung nach sowohl verantwortlich als auch beweispflichtig. 
  2. Die Datenverarbeitung begründet sich auf §26 BDSG-neu (Bundesdatenschutzgesetz-neu). 
  3. Die Daten werden NICHT an Dritte weitergegeben. 
  4. Die geplante Dauer der Speicherung entnehmen Sie bitte dem Punkt „4. Löschfristen“.
  5.  Wir   weisen   ausdrücklich   auf   die   Recht   aus   Auskunft,   Löschung,   Berichtigung   und Datenübertragbarkeit hin (EU-DSGVO Art 12 ff) 
  6.  Sie  haben  zudem  das  Recht,  sich  bei  der  Aufsichtsbehörde  (https://www.lda.bayern.de  )  zu beschweren. 
  7. Die     Menlo     Systems     GmbH     nutzt     keine     Verfahren     mit     einer     automatisierten Entscheidungsfindung.
  8. Der Datenschutzbeauftragte ist: Wolfgang Evers, wolfgang.evers@datenschutzzentrale.de, Brandlweg 5,  83543 Rott am Inn, Telefon 08039 4069950  

Processing of (personal) data by the operator of the recruitment website

General information

This recruitment website is operated by Personio SE & Co. KG, which offers a human resource and candidate management software solution (https://www.personio.com/legal-notice/). Data transmitted as part of your application will be transferred using TLS encryption and stored in a database. The sole controller of this data within the meaning of article 24 of the GDPR is the enterprise carrying out this online application process. Personio’s role is limited to operating the software and this recruitment website and, in this context, being a processor under article 28 of the GDPR. In this case, the processing by Personio is based on an agreement for the processing of orders between the controller and Personio. In addition, Personio SE & Co. KG processes further data, some of which may be personal data, to provide its services, in particular for operating this recruitment website. We will refer to this in more detail below.

The controller

The controller under data protection law is:
Personio SE & Co. KG
Seidlstraße 3
80335 München
Tel.: +49 (89) 1250 1004
Entry in the commercial register
Commercial register entry number: HRA 115934
Registration Court: Amtsgericht München
Data Protection Officer contact: privacy@personio.com

Access logs (“server logs”)

Each access to this recruitment website automatically causes general protocol data, so-called server logs, to be collected. As a rule, this data is a pseudonym and thus does not allow for inferences about the identity of an individual. Without this data, it would, in some cases, be technically impossible to deliver or display the contents of the software. In addition, processing this data is absolutely necessary under security aspects, in particular for access, input, transfer, and storage control. Furthermore, this anonymous information can be used for statistical purposes and for optimizing services and technology. In addition, the log files can be checked and analyzed retrospectively when unlawful use of the software is suspected. The legal basis for this is §25 subsection 2 Sentence 2 TDDDG. Generally, data such as the domain name of the website, the web browser and web-browser version, the operating system, the IP address, as well as the timestamp of the access to the software is collected. The scope of this log process does not exceed the common log scope of any other site on the web. These access logs are stored for a period of up to 7 days. There is no right to object to this.

Error logs

So-called error logs are generated for the purpose of identifying and fixing bugs. This is absolutely necessary to ensure we can react as quickly as possible to possible problems with displaying and implementing content (legitimate interest). As a rule, this data is a pseudonym and thus does not allow for inferences about the identity of an individual. The legal basis for this is §25 subsection 2 Sentence 2 TDDDG. When an error message occurs, general data such as the domain name of the website, the web browser and web-browser version, the operating system, the IP address, as well as the timestamp upon occurrence of the respective error message and/or specification is collected. These error logs are stored for a period of up to 7 days. There is no right to object to this.

Use of cookies

So-called cookies are used on parts of this recruitment website. They are small text files which are stored on the device with which you access this recruitment website. As a general rule, cookies serve the purpose of ensuring secure access to a website (“absolutely necessary”), implementing certain functionalities such as standard-language settings (“functional”), improving the user experience or the performance of the website (“performance”), or placing targeted advertisements (“marketing”). On this recruitment website, we generally use only cookies that are absolutely necessary, functional or performance-related, in particular for implementing certain default settings such as language, for identifying the job advertising channel, or for analyzing the performance of a job advert via which a user accessed this recruitment website. The use of cookies is absolutely necessary for providing our services and thus for the performance of the contract (article 6 (1) b) of the GDPR). Period of storage: up to 1 month or until the end of the browser session Right to object: You can determine via your browser settings whether you allow or object to the use of cookies. Please note that deactivating cookies may result in limited or completely blocked functionalities of this recruitment website.

Rights of data subjects

If Personio SE & Co. KG as the controller processes personal data, you as the data subject have certain rights under Chapter III of the EU General Data Protection Regulation (GDPR), depending on the legal basis and the purpose of the processing, in particular the right of access (article 15 of the GDPR) and the rights to rectification (article 16 of the GDPR), erasure (article 17 of the GDPR), restriction of processing (article 18 of the GDPR), and data portability (article 20 of the GDPR), as well as the right to object (article 21 of the GDPR). If the personal data is processed with your consent, you have the right to withdraw this consent under article 7 III of the GDPR. To assert your rights as a data subject in relation to the data processed for the purpose of operating this recruitment website, please refer to Personio SE & Co. KG’s Data Protection Officer (see item B).

Concluding provisions

Personio reserves the right to adjust this data privacy statement at any point in time to ensure that it is in line with the current legal requirements at all times, or in order to accommodate changes in the services offered, for example when new services are introduced. In this case, the new data privacy statement applies to any later visit of this recruitment website or any later job application.